Marka ve patent vekilleri, çok sayıda fikri mükiyet varlığını yönetir ve bunu yapmak için çok zaman ve büyük bir emek harcarlar. Bu profesyoneller için bir sınai haklar yönetim yazılımı kullanıyor olmak paha biçilmez bir çok avantaj sunar. Sınai haklar yazılımı ile fikri ve sınai mülkiyet varlıklarınızı yönetebilir, raporları otomatikleştirebilir ve office eylemlerinin son tarihini takip edebilirsiniz. Yazımızda, fikri ve sınai haklar süreçlerini yöneten bir yazılım kullanmanın faydalarına değineceğiz.

1 – Her şeyden önce bir sınai haklar yazılımı marka patent vekillerini, sınai haklarla ilgili bilgilerin organizasyonuna odaklamayı sağlayacaktır. Doğru verilerin doğru bir şekilde işlenmesini sağlar. Marka ve patent yönetim sürecinde maliyetler ve ödemeler için bir çok kritik son tarih vardır. Yazılım tüm bu bilgileri indeksleyebilecek, bunları takip edebilecek ve yeri geldiğinde vekile hatırlatmasını yapabilecek bir sanal asistan görevini üstlenir. Bir marka patent yönetim yazılımı kullanıyor olmak, iyi bir hizmet sunmak isteyen her marka patent vekili için başarılı bir yönetim sisteminin anahtarıdır.

2 - İyi bir marka patent yazılımı tüm süreci düzene sokarak ekibe zaman kazandırır. Kullanımı kolaydır ve ilgili tüm bilgileri tek bir veritabanına entegre eder. Kapsamlı ve sezgisel bir arayüz sunar. Nerede olursanız olun sınai haklar portföyünüzü kolayca izlemenizi sağlayan benzersiz bir iş akışına sahiptir. Ayrıca Türk Patent ve Marka Kurumu’nun ve diğer yabancı patent ofislerinin kayıtlarına bağlantılar içerir.

3 - Fikri ve sınai mülkiyet haklarıyla ilgili başvuruları dosyalama süreci, detaylara titizlikle dikkat edilmesini ve resmi kuralların karmaşıklıklarına uyma becerisini gerektirir. Ayrıca, konuyla ilgili devlet kurumu olan Türk Patent ve Marka Kurumu (TPMK) kurallarını düzenli olarak değiştirmektedir. Bunun yakın tarihli bir örneği, marka hak sahiplerine TPMK tarafından verilen numaralandırma sisteminde yaşanan değişikliktir. Bu değişiklik hem vekilleri hem de yönetim süreçlerini zorlamıştır. Bu ve benzeri zorluklardan kaçınmak için bir marka patent programı kullanmak şiddetle tavsiye edilir.

4 - Sınai haklar yazılımları, vekillerin ve büroların patent ve marka portföylerini yönetmelerine yardımcı olur. Yazılım ayrıca, bir patent veya markanın tescil edilmesi sürecinde gerekli olan belgeleri de depolamanıza izin verir. Bu, patent ofisi tarafından gönderilen ve alınan her yazışmanın belgelenmesi gerektiği noktada anlamlı hale gelir. Online marka patent programı, vekillerin belgeleri ve kayıtları doğrudan arabirimden buluta yüklemesine izin vererek, gerekli tüm kayıtların tek bir konumda toplanmasını sağlar.

5 - Marka ve patent vekilleri için diğer önemli bir husus müşteri bilgilerinin yönetilebilmesidir. Maksimum fayda sağlayacağınız bir yazılım, sınai haklar süreçlerini yönetmenin yanında müşterilerinizin bilgilerini ve dosyalarını da yönetmenizi sağlar. Yani mikro CRM çözümünü de size sunar. Patent ve marka vekilleri için müşteri verilerinin kullanılabilirliği ve yönetilebilirliği çok önemlidir.

6 - Vekillerin çoğu müşteri / müvekkilleri için düzenli aralıklarda raporlar sunmaktadırlar. Bu raporlar; başvuru sahibine ait marka, patent ve endüstriyel tasarımların son durumlarını gösteren bilgilendirici dokümanlardır.  Ya da kritik süreçleri hak sahibine bildirmek amacıyla hazırlanan yazılardan da oluşabilir. Örneğin, tescilli markaların her 10 senede bir yenilenmesi gerektiğine dair uyarı dokümanları veya patentlerin her sene ödenmesi gereken yıllık harç raporları bu kapsama girmektedir. Sınai haklar yazılımı kullanan vekiller tüm bu süreçlere ait yazılarını program üzerinden kolayca oluşturarak başvuru sahiplerine iletebilirler. Raporlar konusunda bir diğer önemli nokta, seçmiş olduğunuz yazılımın vekile göre özelleştirilebilen rapor yapılarını size sunuyor olabilmesidir. Yazılımlar bunu, her vekilin kendisine göre düzenleyebileceği rapor şablonları aracılığıyla gerçekleştirirler.

7 - Tescil öncesi patent ve marka araştırma işlemi vekiller için olmazsa olmaz bir süreçtir. Bu süreçte vekil, müşterisinden kendisine iletilen patent veya marka başvurusu talebine ilişkin bir ön araştırma işlemi yapar. Bu işlem sonucunda daha önceden tescillenmiş bir patent veya marka dosyası tespit ederse müşterisini konuyla ilgili bilgilendirir. Bu bilgilendirme, muhtemel riskleri ve/veya olumsuz sonuçlanabilecek başvuru analizlerini ve senaryolarını içerir. Gelişmiş bir marka patent programı ön araştırma işlemini kolaylaştıran ve başvuru risklerini minimize eden bir marka araştırma ve patent araştırma modülüne sahiptir. Böylece vekil; başvuru öncesi ilgili marka veya patenti bu modül vasıtasıyla araştırarak, başvuru yapılırsa oluşabilecek muhtemel red nedenlerini tespit edebilir. Bu riskleri başvuru öncesinde müşterisiyle paylaşabilir.

8 – Tescil sonrası patent ve markaların hak ihlallerine karşı korunması gerekmektedir. Sektörde; marka izleme veya marka takibi, patent izleme gibi isimlerle ifade edilen bu süreç oldukça önemlidir. Türk Patent ve Marka Kurumu kendisine yeni başvurusu yapılmış marka, patent ve endüstriyel tasarımları aylık olarak yayınlar. Bu yayınların amaçlarından biri de yeni başvurularda bulunabilecek muhtemel benzerliklerin, önceden tescillenmiş patent veya markaların haklarını ihlal etmesini önlemektir. Marka ve patent vekilleri bu hak ihlallerini tespit ederek başvuru sahibiplerini bilgilendirir. Başvuru sahibi uygun görürse, bültende yayınlanmış ve benzerliği tespit edilmiş yeni marka veya patentlere itiraz edilecektir. Başarılı bir sınai haklar programı vekilin gerçekleştireceği bu sürece maksimum katkıda bulunur.  Gerek, marka ve patent hak ihlallerinin tespiti gerekse de bu tespitlerin başvuru sahibine raporlanması işlemlerini otomatikleştiren bir arabirim sunar. Aynı zamanda itiraz edilen ve/veya dava aşamasındaki süreçleri de yönetebilen bir program her zaman tercih edilmelidir.

9 – Sınai haklar yazılımları operasyonel süreçlerde olduğu gibi, pazarlama ve satış süreçlerinde de vekile destek olur. Teklif ve sözleşmelerin hazırlanması, kaydedilmesi ve iletilmesi ile gelir gider kalemlerininin takip edilebileceği bir ön muhasebe modülü; bir marka patent takip programı tarafından sunulan standart hizmetlerdendir.

10 – Son olarak vekilin bir sınai haklar yazılımı kullanması müşterileri/müvekkilleri açısından da kendisine bir prestij sağlayacaktır. Takipleri ve süreçleri otomatikleştiren kurumsal bir marka patent programını kullanıyor olmak, vekilin vereceği hizmetle ilgili profesyonel bir yaklaşım içinde olduğunun göstergelerinden biridir.